Der Ostendis Podcast – Charlotte undercover
Host's: Livia & Bastian
In diesem Artikel
Inhalt
Charlotte Undercover
Unser Onboarding-Experiment
Unwissenheit als Superkraft – das war unser Ansatz für das Onboarding unserer neuen Marketing‑& Sales-Kollegin Charlotte. Statt sie klassisch anzufangen und sie sozusagen mit Informationen zu überschütten, haben wir dieses Mal bewusst anders angefangen: mit viel Raum, Vertrauen und ganz viel Platz zum Mitdenken.
So lief das Onboarding früher – und so diesmal anders
Bis vor Kurzem bedeutete bei uns Onboarding grob das: zwei Wochen im Office, diverse Schulungen, viel Input – relativ geradlinig und kompakt. Diesmal haben wir bewusst einen anderen Weg gewählt: keine übervolle Agenda, keine vorab festgelegte Box, sondern Raum für Neugier. Statt sofort tief ins System einzuführen, haben wir bewusst Weniger getan – aber dabei mehr bewegt.
Warum wir das so gemacht haben
Und wieso alle davon profitieren
Charlotte ist unsere neue Kollegin im Marketing & Sales. Und genau deshalb war uns eines sofort klar: Diese Perspektive kommt nie wieder. Sie startet frisch bei Ostendis – ohne Vorwissen über unsere Prozesse, unser Tool oder unser Onboarding. Eine einmalige Gelegenheit, ihren neutralen Blick zu nutzen.
Wir haben Charlotte deshalb bewusst so durch unseren Sales- und Onboardingprozess geführt, wie ihn sonst nur potenzielle Kund:innen erleben. Vom ersten Presales-Mail bis zur Live-Demo, über Schulungen und das Hilfeportal bis hin zum ersten Jobinserat im Tool.
Warum das für uns so wertvoll ist? Weil ehrliches, unvoreingenommenes Feedback oft schwer zu bekommen ist – selbst von echten Neukund:innen. Charlotte zeigt uns, was verständlich ist, was Fragen aufwirft, was intuitiv läuft oder wo wir nachbessern können. Und das nicht irgendwann im Rückblick, sondern genau dann, wenn es passiert.
Gleichzeitig profitiert auch sie selbst: Indem sie unsere Prozesse direkt durchlebt, erkennt sie früh, wo ihre künftigen Aufgaben ansetzen – welche Touchpoints relevant sind, was gut funktioniert und wo noch Lücken bestehen. Sie startet also nicht erst mit theoretischem Wissen und vorgegebenen Denkmustern, sondern entwickelt ihr Verständnis von Anfang an aus dem echten Erlebten heraus. Ohne Schranken, aber mit viel Raum für eigene Ideen.
Die Balance im Onboarding finden
Die goldene Mitte finden
Zwischen «ins kalte Wasser werfen» und «mit Informationen überfluten» liegt eine Kunst: das richtige Mass. Bei Ostendis haben wir in den letzten Wochen bewusst mit einem neuen Onboarding-Ansatz experimentiert. Statt wie früher alles in kurzer Zeit zu erklären, haben wir Charlotte viel Raum gegeben: Selbststudium mit Zugriff auf echte Inhalte, Austausch mit dem Team, Beobachtung ohne Druck – begleitet von kurzen, täglichen Check-ins. Wir wollten sehen: Was fällt ihr auf? Wo entstehen Fragen? Wie navigiert sie durch unser System – ganz ohne Anleitung?
Das Feedback kam nicht erst am Ende, sondern laufend. Und nach etwa zwei Wochen war klar: Sie fühlt sich sicher genug, um im echten Alltag loszulegen – und hat gleichzeitig Impulse geliefert, die wir sofort umsetzen konnten. Jetzt folgt Phase zwei: vertiefte Schulungen, mehr Praxis, gezielte Inputs zu Themen, die im Alltag relevant werden. Für uns zeigt das: Zwei bis drei Wochen bewusstes Beobachten und Raumgeben lohnen sich. Danach kann das Wissen gezielter vermittelt und besser verankert werden – mit mehr Relevanz, mehr Praxisnähe und echtem Mehrwert.
Eines unsere berühmten “Fübis” auf unserer Terrasse gehört natürlich auch zur Einarbeitung dazu 😊.
Homeoffice von Anfang an
Flexibel starten, realistisch testen
Bei Ostendis ist Homeoffice nicht die Ausnahme, sondern gelebter Alltag. Genau deshalb war es uns wichtig, dass auch das Onboarding teilweise remote stattfindet. Neue Kolleg:innen sollen von Anfang an erleben, wie es ist, bei uns im Homeoffice zu arbeiten – nicht nur technisch, sondern auch kulturell.
Für uns war klar: Wer bei uns startet, muss nicht sofort alles wissen – aber herausfinden, ob das Arbeitsmodell passt. Funktioniert die Kommunikation? Fühlt man sich eingebunden? Kommt man mit der Selbstorganisation zurecht? Gleichzeitig war uns aber wichtig, dass Charlotte natürlich das ganze Team kennenlernt. Der persönliche Austausch ist uns wichtig – gerade zu Beginn. Deshalb haben wir fixe Officetage in der Einführungsphase eingeplant. Auch in Abteilungen, mit denen sie später im Arbeitsalltag nicht direkt zu tun hat, aber ganz sicher Berührungspunkte haben wird.
Das Ergebnis: ein realistisches Bild vom Alltag, ein gutes Gefühl für die Unternehmenskultur – und das Vertrauen, dass auch im Homeoffice jederzeit jemand erreichbar ist und Antworten auf jede Frage hat. Für Charlotte war das nicht nur ein Testlauf, sondern auch ein Einstieg mit viel Flexibilität – und für uns eine wertvolle Rückmeldung, wie unsere hybride Zusammenarbeit in der Praxis wirkt und ob es für sie so passt.
Unwissenheit hilft auch beim Produkt
Live-Test durch neue Mitarbeitende
Neue Mitarbeitende wie Charlotte bringen nicht nur frische Energie mit, sondern auch eine unvoreingenommene Sichtweise – besonders wertvoll, nicht nur wenn es um die eigenen Prozesse geht sondern vor allem auch, wenn es um das eigene Produkt geht. Sie durfte unser E-Recruiting-Tool von Anfang an wie eine Neukundin erleben. Ganz ohne Einweisung, einfach mit dem Material, das auch unsere Kund:innen erhalten. Der Gedanke dahinter: Nur wer nichts voraussetzt, kann ehrlich bewerten, wie intuitiv ein System wirklich ist.
So konnten wir mit ihr gemeinsam herausfinden:
- Welche Funktionen sind sofort verständlich – und welche nicht?
- Wo fehlen Informationen oder Erklärungen im Tool?
- Wie hilfreich ist unser Hilfeportal wirklich in der Praxis?
- Bugs und Quirks die mit unserer Firmenbrille untergehen.
Fazit: Mehr als nur ein Onboarding
Was ursprünglich als kleine Idee begann, wurde zu einem echten Erfolgsmodell. Für Charlotte war der Start nicht nur sanfter, sondern vor allem relevanter. Und für uns als Unternehmen eine riesige Chance, Prozesse zu hinterfragen, unser Tool besser zu verstehen – und uns weiterzuentwickeln.
Unser Fazit: Unwissenheit ist kein Hindernis – sie ist die Eintrittskarte zu echter Innovation.
Wenn ihr also das nächste Mal jemanden neu ins Team holt: Vielleicht nicht gleich den Schulungsplan ausrollen. Vielleicht lieber erstmal zurücklehnen, beobachten – und lernen. Wir würden es genauso wieder machen.
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