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Viele Bewerbungen sind noch kein Erfolg
Entscheidend ist, wer sich angesprochen fühlt.
Bei einer Stelle kommt fast nichts rein. Bei einer anderen treffen so viele Bewerbungen ein, dass das HR-Team mit dem Sichten kaum hinterherkommt. Wirklich passende Talente sind trotzdem manchmal nicht dabei.
Die Gründe dafür können unterschiedlich sein. Erreicht ihr mit euren Kanälen die gesuchten Menschen? Sind die Arbeitsbedingungen attraktiv? Und vermittelt das Inserat überhaupt ein klares Bild davon, wen ihr sucht und was die Stelle bietet?
Für unseren Selbsttest beginnen wir beim Inserat. Versetzt euch in eine Person, die euer Unternehmen und die Stelle bisher nicht kennt. Kann sie anhand eures Textes einschätzen, ob der Job zu ihr passt?
Prüft euer Inserat deshalb auf diese Punkte:
- Aufgabe: Wird greifbar, was die Person im Alltag tatsächlich macht?
- Anforderungen: Ist klar, was zwingend nötig ist und was sich lernen lässt?
- Rahmenbedingungen: Sind Pensum, Arbeitsort und Arbeitsmodell ersichtlich? Könnt ihr auch eine Lohnspanne nennen?
- Angebot: Erfahren Interessierte konkret, was sie bei euch erwartet?
- Sprache: Verwendet ihr Begriffe, die eure Zielgruppe versteht und auch anspricht?
Natürlich verhindert ein gutes Inserat keine wahllos verschickten Bewerbungen, besonders in Zeiten von KI. Und auch der Standort, die Arbeitsbedingungen oder die gesuchte Berufsgruppe beeinflussen den Rücklauf. Trotzdem lohnt sich die Frage, ob ihr ausreichend Orientierung gebt.
Probiert es aus: Gebt das Inserat jemandem, der die Stelle nicht kennt. Lasst euch erklären, was die Person darunter versteht und für wen der Job attraktiv wäre. Vielleicht sucht ihr in ihrem Kopf gerade jemand ganz anderen.
Einmal hochladen sollte reichen
Wie einfach kann die Bewerbung wirklich abgeschickt werden?
Das Inserat hat Interesse geweckt. Jetzt wird auf «Bewerben» geklickt. Eigentlich ein guter Moment. Bis das Formular verlangt, sämtliche Angaben aus dem Lebenslauf nochmals einzutippen oder einen Account zu erstellen.
Aus Unternehmenssicht ist jedes zusätzliche Feld schnell begründet. Diese Information könnte später noch nützlich sein, jene braucht eine andere Abteilung und das dritte Feld war schon immer da. Für Bewerber:innen summiert sich daraus ein Aufwand, dessen Zweck nicht unbedingt erkennbar ist.
Es kann allerdings sinnvoll sein, die Hürde bewusst etwas höher anzusetzen. Gerade bei Stellen, auf die sehr viele wahllos verschickte Bewerbungen eingehen, darf das Formular etwas mehr Auseinandersetzung verlangen. Eine kurze Frage zur Motivation oder zu einer konkreten Aufgabe kann dazu anregen, sich vor dem Absenden mit der Stelle zu beschäftigen.
Solche Hürden sollten aber vorsichtig und gezielt eingesetzt werden. Wer bereit ist, ein längeres Formular auszufüllen, ist nicht automatisch besser geeignet. Und wer abspringt, ist nicht automatisch weniger interessiert. Vielleicht fehlt einer passenden Person gerade die Zeit oder sie hat andere attraktive Möglichkeiten.
Fragt euch deshalb: Was soll diese Hürde bewirken und riskieren wir damit, auch passende Menschen zu verlieren?
Geht euren Bewerbungsweg selbst auf dem Smartphone durch. Findet ihr den Button sofort? Funktioniert der Upload? Welche Schritte verlangen eine sinnvolle Auseinandersetzung mit der Stelle und welche machen einfach nur Arbeit?
Wo doppelte Eingaben keinen Mehrwert bringen, darf die Technik unterstützen. Mit dem CV Parsing von Ostendis können Angaben aus dem Lebenslauf übernommen werden. Das erleichtert die Erfassung und lässt Raum für die Fragen, die euch beim Kennenlernen tatsächlich weiterhelfen.
Probiert es aus:
Schickt eine abgestimmte Testbewerbung mit Testdaten ab und stoppt die Zeit. Haltet fest, wo ihr suchen, etwas wiederholen oder neu beginnen müsst. Genau diese Situationen erleben auch eure künftigen Kolleginnen und Kollegen.
Bewerbung abgeschickt. Und jetzt?
Eine Eingangsbestätigung ist erst der Anfang.
Nach dem Absenden beginnt für Bewerbende eine Phase, auf die sie wenig Einfluss haben. Sind die Unterlagen angekommen? Werden sie bereits geprüft? Soll ich nachfragen oder wirkt das ungeduldig?
Eine Eingangsbestätigung oder Geduldschreiben nimmt die erste Unsicherheit. Hilfreich wird sie vor allem dann, wenn sie erklärt, wie es weitergeht. Dazu braucht es keinen langen Text. Eine Ansprechperson, ein kurzer Einblick in die nächsten Schritte und ein realistischer Zeitrahmen geben bereits Orientierung.
Wichtig ist, dass eure Ankündigung zum Alltag passt. Wenn ihr eine Antwort innerhalb von drei Tagen versprecht, sollte sie auch kommen. Dauert es länger, hilft eine kurze Zwischenmeldung mit einem neuen Zeitrahmen.
Intern wisst ihr vielleicht, dass die Führungsperson gerade abwesend ist. Wer auf eine Antwort wartet, kann das nicht ahnen.
Die Bewerbung wartet. Aber auf wen?
Gute Zusammenarbeit braucht klare Zuständigkeiten.
Das HR hat die Bewerbung weitergeleitet. Die Führungsperson wollte noch reinschauen. Eine Kollegin hat bereits Feedback gegeben, allerdings per E-Mail an jemand anderen. Und plötzlich ist eine Woche vorbei.
Solche Situationen entstehen schnell, gerade wenn Recruiting neben vielen anderen Aufgaben läuft. Trotzdem lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Denn ein Teil der Wartezeit lässt sich möglicherweise vermeiden.
Für jede laufende Bewerbung sollte im Team klar sein:
- Wer ist aktuell am Zug?
- Was ist der nächste Schritt?
- Bis wann soll er erfolgen?
- Wer übernimmt bei Abwesenheiten?
- Wer informiert die Bewerbenden, wenn es länger dauert?
Ostendis unterstützt diese Zusammenarbeit mit einer gemeinsamen Übersicht, Bewertungen und Erinnerungen. So müssen Informationen weniger zusammengesucht und Rückmeldungen nicht über verschiedene Postfächer verfolgt werden. Verbindliche Absprachen im Team gehören trotzdem dazu.
Noch ein Gespräch. Und noch eine Aufgabe.
Würdet ihr selbst diesen Aufwand investieren?
Ein erstes Kennenlernen mit HR, ein Gespräch mit der Führungsperson, eine Probeaufgabe und zum Schluss ein Termin mit der Geschäftsleitung. Jeder Schritt hat aus Sicht der Beteiligten seinen Zweck. Zusammen verlangen sie allerdings einiges.
Talente organisieren diese Termine häufig neben einer bestehenden Stelle und privaten Verpflichtungen. Deshalb sollte jede zusätzliche Runde eine konkrete Frage beantworten, die noch offen ist.
Eine gut gewählte Arbeitsprobe kann helfen, Fähigkeiten besser einzuschätzen. Werden dagegen im dritten Gespräch nochmals dieselben Fragen gestellt, entsteht vor allem zusätzlicher Aufwand. Manchmal folgt ein weiterer Termin auch deshalb, weil sich bisher niemand auf eine Entscheidung festlegen möchte.
Klärt deshalb bereits vor dem ersten Gespräch, wer was beurteilt, welche Kriterien dafür gelten und wer anschliessend entscheidet. Was müsst ihr wissen, um eine Person zum nächsten Schritt einzuladen oder ihr ein Angebot zu machen? Wer wird angehört, wer trifft die Entscheidung und bis wann?
Fehlen diese Grundlagen, lässt sich fast immer noch eine zusätzliche Meinung einholen oder ein weiteres Gespräch vereinbaren. Überlegt deshalb bei Unsicherheit konkret, welche Information noch fehlt und wie ihr sie bekommt.
Kommuniziert frühzeitig, wie der Prozess aussieht und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Vergesst dabei die andere Seite nicht. Bewerbende brauchen ebenfalls Gelegenheit, das Team kennenzulernen, Fragen zu stellen und den Arbeitsalltag einzuschätzen. Dazu gehören auch Herausforderungen, die im Inserat vielleicht weniger Platz bekommen haben.
Auch die Absage gehört zum Eindruck
Passt eure letzte Nachricht zum bisherigen Kontakt?
Nach zwei persönlichen Gesprächen und einer umfangreichen Aufgabe landet eine unpersönliche Standardabsage im Postfach. Formal ist der Prozess damit abgeschlossen. Menschlich bleibt vermutlich etwas anderes hängen.
Wie eine Absage formuliert wird, sollte zum bisherigen Austausch passen. Nach einer ersten Prüfung der Unterlagen kann eine sorgfältige Vorlage angemessen sein. Wer bereits viel Zeit investiert und mehrere Personen kennengelernt hat, darf eine persönlichere Rückmeldung erwarten.
Prüft auch, ob Ton und Anrede stimmen. Wenn ihr euch im Gespräch geduzt habt, sollte die Absage nicht plötzlich klingen, als hättet ihr noch nie Kontakt gehabt.
Probiert es aus:
Lest eure letzte Absage aus Sicht der Person, die sie erhalten hat. Ist sie verständlich, respektvoll und dem bisherigen Kontakt angemessen? Würdet ihr euch nach dieser Erfahrung später nochmals bei euch melden oder würde ihr euch regelrecht abgefertigt fühlen?
Zeit für einen ehrlichen Selbsttest
Ein Inserat, ein Smartphone und ein frischer Blick.
Für den Perspektivenwechsel braucht es kein grosses Projekt. Nehmt eine aktuell ausgeschriebene Stelle und geht den Bewerbungsweg gemeinsam durch. Am besten mit jemandem aus dem HR, einer Führungsperson und einer Person, die sonst wenig mit Recruiting zu tun hat.
Notiert dabei drei Dinge:
- Hier hat mich die Stelle überzeugt.
- Hier wurde es unnötig mühsam.
- Hier hätte ich mehr Information gebraucht.
Ergänzt den Test mit abgeschlossenen Bewerbungsverläufen, damit auch Wartezeiten, Gespräche und Absagen sichtbar werden. Wählt anschliessend drei konkrete Verbesserungen aus und legt fest, wer sich bis wann darum kümmert.
Vielleicht braucht euer Formular weniger oder mehr Pflichtfelder. Vielleicht muss das Stelleninserat konkreter werden. Vielleicht reicht bereits eine klare Absprache, bis wann interne Rückmeldungen erfolgen, um den Prozess schlanker zu gestalten.
Und falls ihr gerade jemanden eingestellt habt, fragt nach. Diese Person hat euren Prozess erst kürzlich von aussen erlebt und erinnert sich wahrscheinlich noch ziemlich gut daran, was überzeugt hat und was Geduld brauchte.
Würdet ihr euch bei euch selbst bewerben? Fragt auch diejenigen, die es gerade getan haben.
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